نظامنامه

نظامنامه کیفیت یک سازمان معرفی اجمالی از مجموعه فرآیندها و فعالیتهایی است که سازمان در راه شکل دهی و تکوین کیفیت و به عبارت بهتر، به منظور "مدیریت کیفیت" انجام می دهد. حدود جزییات مربوط  به این فعالیت ها و نیز نحوه نگارش، فصل بندی و قالب عمومی آن بستگی به نوع سازمان، گستردگی آن، پیچیدگی فعالیتهای سازمان و بالاخره به سلیقه و تصمیم گیری سازمان بستگی دارد. نظامنامه کیفیت یک سازمان می تواند به مانند یک کارت ویزیت برای سیستم کیفیت آن سازمان تشبیه شود که معرفی ها، کلیه اتصالات و آدرسی دهی ها در آن نقش می یابد. در کارت ویزیت، محدوده ای از اطلاعات ارائه می گردد که:


  1.  بیانگر معرفی مختصری از فعالیتهای مرتبط باشد،
  2. جزییات غیر لازم و بعضاً محرمانه را شامل نگردد و
  3.  به مراجعی اشاره نمایند که برای کسب اطلاعات بیشتر و با جزییات کامل تر به آن رجوع می شود.

این مقایسه می تواند در مستند سازی سیستم مدیریت کیفیت به تشخیص حدود یک نظامنامه کمک نماید. در مورد شکل و قالب نظام نامه، همانطور که پیشتر اشاره شد، نظام واحد و یکسانی را نمی توان ارائه نمود. در بعضی از نظامنامه های کیفیت بر اساس عناصر، الزامات و بندهای استاندارد مرجع، تقسیم بندی می شوند، در حالیکه بعضی از سازمان ها ترجیح می دهند تفکیک بندی نظامنامه کیفیت را بر اساس فرآیندهای جاری خود صورت دهند.(در مقایسه این دو روش و با توجه به دیدگاه فرآیندگرا در ویرایش سال 2000 روش دوم پیشنهاد می شود هرچند روش اول به لحاظ داشتن ساختار تعریف شده مود مقبول تر می باشد.)

اگر چه هیچگونه الزامی برای نوع تقسیم بندی فصلهای نظامنامه وجود ندارد، این نوع تقسیم بندی باید به گونه ای باشد که بر کارایی و سودمندی نظام نامه بیفزاید. همچنین پیوستی که بعضی از اطلاعات کمکی را شامل گردد می تواند به نظامنامه افزوده شود.

برای تدوین نظامنامه کیفیت می توان از استاندارد راهنمای ایزو 10013 "راهنما برای مستند سازی" نیز الگو گرفت.در مورد تقسیم بندی و قالب یک نظامنامه کیفیت، الزام خاصی در استاندارد مرجع بیان نشده است. با این وجود ارائه مثالی از قالب یک فصل نظامنامه به درک بهتر مطلب کمک می نماید.

جمع بندی

هدف اصلی از نگارش نظامنامه ارائه اطلاعات مربوط به خط مشی کیفیت، اهداف، نیات، مقاصد و جهت گیریهای سازمان به طرفهای درون و برون سازمانی است.

درون سازمانی

  •  مرجع
  •  راهنما
  •   هدایت کننده، آدرس دهنده

برون سازمانی

  •   مقاصد تجاری و بازاریابی
  •   اطلاع رسانی به مشتریان
  •   مبنای ممیزی برون سازمانی

الزامات نظامنامه کیفیت

  •  تشریح کامل دامنه کاربرد و جزییات آن و نیز علت هر گونه کنارگذاری الزامات ایزو 2000 :9001
  •  در بر گیری روش های اجرایی مدون و یا ارجاع به آنها
  •  توصیف تعامل و ارتباط بین فرآیندهای سازمان و معین نمودن وجه تعامل

یک مثال از ساختار نظام نامه

فهرست مطالب نظامنامه شرکت abc

1- ساختار نظامنامه، کنترل، توزیع و اصلاحات

در این بخش نحوه تنظیم نظامنامه و ساختار آن تشریح می گردد. واحدها و افراد (حقیقی/حقوقی) دریافت کننده نسخ نظامنامه مشخص می شوند و معین میشود که در صورت تغییرات (جزیی/کلی) در نظامنامه کدام یک از نسخ مورد بازنگری قرار خواهند گرفت.

2- معرفی کلی شرکت

در این بخش تاریخچه شرکت، اهم فعالیتهای آن و محصولاتی که در دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت تولید می شوند، تشریح می گردند.

3- فرایندهای مدیریتی

کلیه فرآیندهایی که ایجاد کننده سیستم مدیریت کیفیت، شکل دهنده پایگاه اطلاعاتی لازم برای تصمیم گیریهای مدیریتی و همچنین سنجش میزان اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت به کار گرفته می شوند، در این بخش تشریح می گردند.

3-1 سیستم مدیریت کیفیت سازمان

در این بخش سازمان اعلام میدارد که استاندارد الگوی پذیرفته شده خود (مثلاً ایزو 9001) را چگونه در دامنه کاربرد که در بندهای قبلی توصیف شده است، به کار گرفته است.

3-2 اهداف سازمان و خط مشی کیفیت

خط مشی شرکت ماهیتاً مستندی است که در سطحی بالاتر از نظامنامه قرار می گیرد و در واقع سایر مستندات (و از جمله نظامنامه) مسیر دستیابی به خط مشی و اهداف در نظر گرفته شده در آن را بیان می دارند.

3-3 سازمان و مسئولیت های کلیدی

ساختار کلی سازمان و از جمله نمودار سازمانی و مسئولیتهای اصلی و کلیدی آن در این بخش ارائه می گردد.

3-4 ارتباطات سیستم مدیریت کیفیت

در این بخش تشریح می گردد که چگونه اطلاعات مربوط به سیستم مدیریت کیفیت در سطح سازمان مورد تبادل قرار می گیرند. نحوه اطلاع رسانی در سیستم مدیریت کیفیت در این بخش مورد اشاره قرار می گیرند. حتی میتوان یک ماتریس ارتباطات متقابل بین واحدهای سازمان به وجورد آورد.

3-5 ممیزی سیستم مدیریت کیفیت

تعیین فواصل زمانی بر اساس فعالیت ها و فرآیندها، قوائد، اصول و سیاست ممیزی سیستم مدیریت کیفیت در این بخش مورد بررسی قرار می گیرد.

3-6 بازنگریهای مدیریت

فواصل زمانی، نحوه تشکیل جلسات و بازنگری مدیریت و یا نحوه شکل دهی به بازنگری مدیریت، در این فصل تشریح می گردد.

4- فرآیندهای اصلی (ارزش افزا)

فرآیندهای کلیدی یا اصلی سازمان که در واقع به وجود آورنده ارزش افزوده می باشند، به عنوان فرآیندهای اصلی سازمان نامیده می شوند و ممکن است تنوع زیادی داشته باشند. در این قسمت از نظامنامه این نوع از فرآیندها مشخص و تشریح می شوند.

            4-1 ارتباطات با مشتری

            4-2 فرآِندهای شکل دهی به محصول/خدمت

            4-3 خرید محصول و خدمات

            4-4 جابجایی و انبارش مواد ونگهداری محصول

            4-5 اقلام تامین شده توسط مشتری

            4-6 خدمات پس از فروش

5- فرآیندهای جانبی (پشتیبانی)

فرآیندهایی که در خدمت فرآیندهای کلیدی (اصلی) قرار می گیرند تا این فرآیندها به شکل مناسب تحقق یابند، فرآیندهای پشتیبانی نامیده می شوند که در این قسمت از نظامنامه مورد بحث و بررسی قرار می گیرند.

            5-1 کنترل مدارک و داده ها

            5-2 شناسایی و ردیابی محصولات

            5-3- اندازه گیری و پایش

            5-4 نگهداری و تعمیر

            5-5 کنترل محصول نامنطبق

            5-6 اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

            5-7 ایجاد و کنترل سوابق کیفیت

            5-8 استخدم کارکنان

            5-9 صلاحیت، آموزش و آگاهی کارکنان

            5-10 بهداشت، ایمنی و رفاه کارکنان

  5-11 بهبود مستمر

منبع: http://www.ieiso.blogfa.com

۱۳٩٠/٢/٧ساعت ۱٠:٥۳ ‎ق.ظ توسط حمیدرضا نظرات ()
تگ ها: