سیستم های ERPچیست ؟

ما در جهانی زندگی میکنیم که هر روز شرکت های تجاری از نقطه ای از آن سر در می آورند و وارد بازار رقابت با دیگر شرکت ها میشوند .
این شرکت ها و سازمان ها ناگزیر و برای بقا در بازارباید به فرایند جهانی شدن بپیوندند . و پیوستن به این فرایند مستلزم داشتن شرایطی  است که شرکت بتواند در آن شرایط دوام بیاورد . امروزه سیستم هایی تحت عنوان ERPدر جهان به وجود آمده که میتواند این شرایط را به وجود آورد . در این مقاله سعی میکنم به ماهیت و معرفی این سیستم ها بپردازم .

معرفی سیستمهای ERP:

سیستمهای ERP بسته های نرم افزاری جامعی هستند که بصورت راه حلهای[42] ارائه شده ای به یکپارچگی همه فرآیندها و حوزه های وظیفه ای موجود درکسب و کار کمک میکنند . واژه ERP بعنوان یک نام عمومی برای این گروه از بسته های نرم افزاری مورد استفاده قرار میگیرند . مزیت اصلی و اولیه این سیستمها ایجاد یک بستر نرم افزاری یکپارچه مشترک برای فرآیندهای یکپارچه موجود در کسب وکار مربوطه میباشد . این سیستمها دارای دو ویژگی مهم میباشند : اولا سیستمهای ERP باعث ایجاد ارتباطی بین فرآیندهای تجاری وبکارگیری نرم افزاری این فرآیندها میگردند و ثانیا آنها باعث ایجاد یک انسجام و امنیت در همه بخشهای کسب و کار میشوند . این سیستمها قابلیت ارائه خدمت به شرکتهایی در هر اندازه و حجم فعالیت و هرگونه گستردگی جغرافیایی را دارا هستند .

 

در مورد سیستمهای ERP  تعاریف متعددی ارائه شده است که در ادامه به چند مورد از این تعاریف اشاره شده است:

  ERP سیستم جامعی است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخشهای موجود در یک سازمان با استفاده از یک سیستم کامپیوتری واحد را دارد بطوریکه بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخشها را فراهم سازد.

  ERP یک تفکر ، فناوری و سیستمی برای مدیریت موثرتر منابع مختلف در یک سازمان است که این مدیریت از طریق اتومات و یکپارچه کردن تمام فرآیندها و در نتیجه بالا بردن کارایی سازمان و افزایش رضایت مشتری انجام میگیرد.

  ERP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان راتوسط یک سیستم بهم پیوسته به سرعت ، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار میدهد تا بطور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.

هدف اصلی و اولیه  ERP  گردآوری دپارتمانها و حوزه های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه بگونه ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخشهای متفاوت یک سازمان باشد . ساختن یک نرم افزار واحد که بتواند تمامی نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد کار چندان ساده ای نیست.
معمولا هر بخشی از سازمان دارای نرم افزارها و برنامه های واحدی است که متناسب با نیازهای آنان ساخته شده است و آنگونه که آن بخش نیاز دارد کار میکند ولی ERP سعی در ترکیب آنها و ایجاد یک نرم افزاریکپارچه که از یک بانک نرم افزاری واحد استفاده مینماید دارد . در این حالت تمامی بخشها و واحد های یک سازمان به سهولت قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هرواحد با دیگری نیز به سهولت برقرار خواهد بود. برای مثال دریافت یک سفارش از مشتری را در نظر بگیرید. معمولا این سفارش روی برگه ای ثبت شده و گردش خود را از بخشی به بخش دیگر در قسمتهای مختلف سازمان آغاز مینماید . هر بخش متناسب با سیستم خود کد گذاریهایی را انجام داده و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع مینماید. در این سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تاخیرات و گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباهات نیز میگردد . ضمن اینکه کسی بطور صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به سهولت آگاه نیست زیرا که سیستم واحدی برای انجام امور بین بخشها وجود ندارد . لذا مثلا برای بخش مالی امکان دستیابی به سیستم انبار و ارسال کالا وجود نداشته و اطلاع از وضعیت حمل سفارش از این طریق میسر نیست . در حالی که ERP ، سیستمهای منفرد بخشهای مالی ، انبار ، منابع انسانی و تولید را کنار زده و آنها را با یک نرم افزار یکپارچه متحد که بطور کامل وظایف و نیازهای تمامی بخشها را کاملتر از سیستم قبلی برآورده میسازد جایگزین مینماید . بسیاری از فروشندگان سیستمهای ERP بحد کافی انعطاف پذیرند تا بتوان بخشهایی(ماجولهایی) از نرم افزارها را بدون خرید تمامی بسته نرم افزاری ، از آنها خریداری و نصب کرد . برای مثال یک شرکت تولیدی قادر است از اجزای نرم افزاری موجود فقط بخشهای تولید ، مالی ، انبار ، فروش و تدارکات را خریداری کند و یک شرکت خدماتی فقط اجزای مالی و منابع انسانی را مورد استفاده قرار دهد . در یک جمع بندی میتوان گفت سیستمهای ERP تنها حاصل اجتماع فرآیندهای و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نمیباشد بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردد. این ویژگیها عبارتند از:

·    انعطاف پذیری (Flexibility): سیستمهای ERP باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغییر سازمانها و شرکتهای استفاده کننده باشند .

·    ماژول مدار و باز(Modular & Open): این سیستمها باید به گونه ای باشد که هرجزئی از بسته نرم افزاری بتوان بدون تاثیر در رویه های دیگر در هر زمانی تغییر کرده ، اضافه یا حذف گردد .

·    فراگیر بودن(Comprehensive): سیستمهای ERP باید ظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده و متناسب با طیف وسیعی از سازمانها مورد استفاده باشد.

·    فراشرکتی (Beyond the Company): این سیستمهاباید بصورت online به سازمانهای دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تامین کنندگان ومشتریان نیز متصل باشد .

·    بهترین روشهای موجود (Best Business Practices): مجموعه ای از بهترین رویه های مورد استفاده و تجربه شده در سرتاسر جهان باید در این نرم افزارها گرد آوری شده باشد .

·        شبیه سازی واقعیت (Simulation of Reality)

·    سایر ویژگیها : علاوه بر موارد کلیدی مطرح شده در بالا یکپارچگی بین ماژولها جهت صرفه جویی در زمان ، کاهش کارها ، حذف دوباره کاری و بهینه سازی منابع ، محیط کاربر پسند[43] شامل منوهای زیبا ، راهنمای online  و رابط گرافیکی مناسب ، انعطاف پذیری درانطباق با قوانین کشورها در زمینه های مالی ، مالیاتی ، فروش ، صادرات و واردات ، ایمن بودن در دسترسی افراد به سیستم و همچنین انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی را میتوان عنوان کرد .

۱۳۸٩/۱۱/۱٠ساعت ۳:٠۱ ‎ب.ظ توسط حمیدرضا نظرات ()
تگ ها: